ปัญหากับการทำงานถือเป็นสิ่งที่คู่กัน แม้จะวางแผนป้องกันให้ดีเพียงใด ก็อาจจะมีปัญหาที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้เสมอ ทักษะการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าจึงเป็นสิ่งที่ต้องฝึกฝน และพัฒนาเพื่อรับมือกับความไม่แน่นอน ที่อาจจะสร้างความไม่ประทับใจให้แก่ลูกค้า จนเป็นปัญหาลุกลามบานปลายได้ สำหรับพนักงานหน้าใหม่ หรือแม้แต่เก๋าเกมส์ ก็อาจจะต้องปวดหัวกับสารพันความผิดพลาดที่ต้องรีบแก้ไข แล้วจะทำอย่างไรกันดี มาเรียนรู้วิธีคิด และวิธีทำ
5 วิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้ายังไงให้ถูกใจลูกค้าและหัวหน้างานกันได้เลย
1. ศึกษาเนื้องานให้เข้าใจอย่างลึกซึ้ง
ไม่ว่าจะทำงานอะไร สิ่งที่ควรทำเป็นลำดับต้น ๆ ก็คือ ศึกษาทำความเข้าใจในตัวเนื้องาน ความรับผิดชอบที่ต้องดูแลอย่างลึกซึ้ง และรอบด้าน เพื่อให้สามารถคิด ออกแบบ วางแผน มองเห็นจุดอ่อนได้ว่าอะไรที่จะทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ขึ้นได้ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาจากภายในองค์กร หรือแม้แต่ปัญหาที่มาจากความต้องการของลูกค้า การเข้าใจในทุกมิติของงานที่ต้องทำ จะทำให้ผู้ปฏิบัติงานมีทางเลือก และเตรียมพร้อมวิธีต่อการจัดการปัญหาที่จะเกิดขึ้นได้
2. เรียนรู้ทางลัดจากประสบการณ์ของคนในองค์กร
สำหรับมือใหม่ที่อาจจะไม่เคยทำงานด้านนี้มาก่อน การเรียนรู้ด้วยสูตรลัดจากหัวหน้างาน หรือผู้บริหาร ก็เป็นวิธีที่ดีไม่น้อย เพราะในแต่ละงาน และหน้าที่ ย่อมมีปัญหาที่แตกต่างกันไป รวมทั้งวิธีแก้ไขในแต่ละปัญหาก็อาจจะไม่ได้ใช้วิธีเดียวกันเสมอใหม่ ความเหมาะสมในการเลือกทางออกแต่ละแนวทางมาใช้ให้สอดคล้องกับแต่ละสถานการณ์จึงเป็นสิ่งที่ควรเรียนรู้และเพิ่มพูนจากผู้ที่เคยมีประสบการณ์มาก่อน
3. ฟังอย่างมีสติ และใช้ปัญญาเข้าแก้ปัญหา
เมื่อเกิดปัญหาสิ่งที่ควรต้องทำอย่างตั้งใจก็คือการรับฟัง ไม่ว่าปัญหานั้นจะมาจากช่องทางไหน อาจจะเป็นจากปากของลูกค้า จากหัวหน้าหรือผู้บริหาร หรือจากเพื่อนพนักงานด้วยกัน โดยควรรับฟังอย่างมีสติ เพื่อให้สืบสาวไปได้ว่าจุดเริ่มต้นของปัญหาที่แต่ละคนพูดถึงนั้นมีสาเหตุมาจากอะไร และหากต้องรีบหาทางแก้ไข ควรใช้วิธีใดที่ให้ผลรวดเร็ว และเป็นตัวเลือกที่ดีและเหมาะสมที่สุดกับสถานการณ์นั้น ๆ
4. เล่าเรื่องให้น่าสนใจ ไม่หลงประเด็น
ในการจัดการปัญหาให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถนำไปดำเนินการได้รวดเร็วที่สุด พนักงานที่ดูแลรับผิดชอบต้องออกแบบ วางแผนวิธีการแก้ปัญหาอย่าเป็นขั้นเป็นตอน เพื่อนำมาสื่อสารให้กับคนอื่นๆ ได้เข้าใจ โดยควรเรียบเรียงประเด็นที่ทำให้เข้าใจ และนำไปปฏิบัติได้ง่าย ไม่เกิดความสับสน หรือเข้าใจผิด เพราะอาจจะยิ่งซ้ำเติม ทำให้ปัญหามีความรุนแรงขึ้นได้
5. จัดการปัญหาด้วยความร่วมมือแบบทีมเวิร์ค
แม้ว่าบางปัญหาจะสามารถจัดการได้เบ็ดเสร็จด้วยตัวเอง แต่ก็คงมีอีกหลายปัญหาที่ต้องอาศัยคนอื่นเข้ามาร่วมทำงานเพื่อให้ปัญหานั้น ๆ คลี่คลายได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ทีมเวิร์คที่ดี จึงเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งทุกคนควรรู้จักหน้าที่ และบทบาทของตนเอง เมื่อเกิดสถานการณ์ปัญหาใดๆ เกิดขึ้น ก็สามารถเริ่มปฏิบัติงานได้อย่างทันท่วงที เพื่อลดขั้นตอนในการต้องมาวางแผง ทำให้เสียเวลา และทำให้ปัญหาคลี่คลายได้ยากขึ้น
การแก้ปัญหา เฉพาะหน้าไม่ใช่ทักษะหรือความสามารถเฉพาะตัว แต่ทุกคนสามารถฝึกฝน และเพิ่มความเชี่ยวชาญได้ โดยการนำเอาเทคนิคที่นำมาบอกเล่ากันนี้ไปประยุกต์ใช้ เพื่อให้ทุกครั้งที่พบเจอกับปัญหาสามารถบริหารจัดการได้อย่างมืออาชีพ สร้างความน่าเชื่อถือ และไว้วางใจจากลูกค้า รวมไปถึงหัวหน้างาน เพื่อส่งเสริมโอกาสที่จะเติบโตในสายงานที่มีต่อไปในอนาคต
อ่านเพิ่มเติม: แนะ 5 วิธีรับมือกับบอสจอมวีน เจ้าอารมณ์ ที่ลูกน้องต้องหาทางจัดการ
