หนึ่งในช่องทางที่มีความสำคัญต่อการติดต่อลูกค้า ที่เป็นทางการ และถูกใช้งานมาอย่างยาวนานหลายสิบปี ก็คือ “อีเมล์” ซึ่งแม้ว่าเหล่าเซลล์ หรือพนักงานขาย จะใช้ช่องทางนี้กันอยู่เป็นประจำ แต่อาจจะมีบางคนละเลย หรือหลงลืม สิ่งที่จะสร้างความประทับใจแก่ลูกค้า และบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพ ที่จะสะท้อนกลับมาสู่บริษัทที่ตนเองสังกัด การส่งเมล์หาลูกค้า การเขียนอีเมล์ พร้อมแนบข้อมูลต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการพิจารณาและตัดสินใจของลูกค้า จึงมีรายละเอียดที่ต้องใส่ใจอยู่ไม่น้อย เพื่อความเป็น Professional จึงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้นำเทคนิคดี ๆ เหล่านี้ ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ
ส่งเมล์หาลูกค้าอย่างไรให้ดูเป็นมืออาชีพ
1. ใช้ชื่อเมล์องค์กร น่าเชื่อถือ ดูดีกว่า
ในยุคที่โลกออนไลน์เฟื่องฟู จนหลายครั้งกลายเป็นช่องทางในการหลอกลวงต้มตุ๋น จนหลายคนไม่ไว้ใจ แน่นอนว่าการใช้เมล์ที่ลงท้ายหลัง @ ด้วยชื่อบริษัทหรือองค์กร ย่อมมีความน่าเชื่อถือกว่า ลงท้ายด้วยเมล์ที่ให้บริการฟรีอย่าง @Gmail @Hotmail @yahoo ซึ่งจะสมัครชื่ออะไร สมัครใหม่เมื่อไหร่ก็ได้ ทางที่ดีควรลงทุนด้วยการเปิดบัญชีเมล์ในนามองค์กรที่ปัจจุบันมีต้นทุนเพียงไม่กี่บาท ก็สามารถสร้างเมล์ชื่อบริษัทได้แล้ว
2. สร้างนัดหมายให้เวิร์คต้องเขียนแนะนำตัวแบบ Professional
การนัดหมายเพื่อไปเสนอข้อมูลแก่ลูกค้า โดยเฉพาะองค์กรที่มีขนาดใหญ่ หลายครั้งที่นอกจากโทรประสานงานผ่านโทรศัพท์แล้ว มักจะมีความจำเป็นต้องมีการเขียนเมล์ เพื่อแนะนำตัว ระบุข้อมูลองค์กร ซึ่งต้องใส่ใจ เขียนแบบมี pattern ซึ่งประกอบด้วยการแนะนำตัว เพื่อให้ทราบว่าเป็นใคร อธิบายถึงบทบาทและสิ่งที่ทำ แนะนำเป้าหมายหรือสิ่งที่จะทำให้ลูกค้าได้รับประโยชน์เมื่อไปพบและนำเสนอ ยืนยันสร้างความน่าเชื่อถือด้วยผลงานความสำเร็จ ปิดท้ายด้วยความคาดหวัง และช่องทางที่สามารถติดต่อประสานงานได้
3. ไฟล์แนบคัดสรรสิ่งที่ลูกค้าต้องการ ไม่ใหญ่เกิน
นอกจากการพิมพ์ข้อมูลในเมล์แล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่มักจะมีการดำเนินการไปพร้อมกันด้วย ก็คือการแนบไฟล์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นโปรไฟล์ ผลงานบริษัท โบรชัวร์แนะนำสินค้าและบริการ เอกสารประกอบการพิจารณา ซึ่งไม่ควรส่งไปเยอะจนเกินความจำเป็น เลือกบางส่วนที่คิดว่าจะสามารถทำให้ลูกค้ารู้จักบริษัท และมีความเชื่อมั่นใจการให้เข้าพบ หรือมีความสนใจในตัวสินค้านั้น ๆ และต้องเป็นไฟล์ที่ไม่ใหญ่ เข้าถึง ดาวน์โหลดยาก ที่จะสร้างความรำคาญ และถูกปฏิเสธจากลูกค้า
4. สร้าง Signature อีเมล์ ระบุตัวตน ให้ลูกค้าจำง่าย
อีกหนึ่งสิ่งที่ช่วยทำให้อีเมล์ที่ส่งถึงลูกค้าดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ก็คือ การใส่ Signature ซึ่งเป็นการระบุ ชื่อนามสกุล ตำแหน่ง ช่องทางในการติดต่อ ไม่ว่าจะเป็นเบอร์สำนักงาน เบอร์มือถือ อีเมล์ รวมไปถึงโลโก้ สโลแกน เว็บไซต์บริษัท ซึ่งสามารถตั้งค่าให้แสดงผลอัตโนมัติผ่านระบบของเมล์ โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง เมื่อส่ง หรือตอบเมล์ Signature ก็จะปรากฏอยู่ในท้ายเมล์ทุกครั้ง ซึ่งนอกจากจะทำให้ดูน่าเชื่อถือ เป็นรูปแบบเดียวกันทั้งองค์กรแล้ว ก็ยังสามารถทำให้ลูกค้าติดต่อกลับได้ง่ายขึ้นด้วย
5. เขียนเนื้อหาให้สั้น กระชับ ได้ใจความ ไม่ทำให้ลูกค้าเสียเวลาเยอะ
ในแต่ละวันมีอีเมล์ที่ส่งหาลูกค้ามากมาย ทั้งเมล์ติดต่องาน เมล์ประชาสัมพันธ์ โฆษณา หรือแม้แต่ Spam ดังนั้น การเขียนเมล์หาลูกค้าจึงต้องสั้น กระชับ เข้าใจง่าย ได้ใจความ มีการเว้นบรรทัด ระยะห่างช่องไฟ ตัวอักษรขนาดพอดีอ่านง่าย ไม่เล็ก หรือใหญ่จนเกินไป เพื่อทำให้ลูกค้าไม่เสียเวลาในการเปิดอ่านเมล์ อ่านปุ๊บรู้ได้ทันทีว่า เป็นใคร มีเป้าหมายอะไร ลูกค้าสามารถพิจารณาได้เลยว่าจะติดต่อกลับ หรือประสานงานอย่างไรต่อ
แม้หลายคนจะมองว่าการเขียนและส่งอีเมล์เป็นเรื่องเล็กๆ ที่ทำกันอยู่ทุกวัน ใช้กันเป็นประจำสม่ำเสมอ แต่หากสิ่งที่ทำอยู่ ไม่ส่งเสริม สร้างความประทับใจ พึงพอใจแก่ผู้ต้องการติดต่อ ขาดประสิทธิภาพ การเสียเวลาอีกเพียงเล็กน้อยในการปรับปรุงแก้ไข ให้มีคุณภาพ น่าเชื่อถือ และมีมาตรฐานเพิ่มขึ้น ย่อมทำให้การส่งเมล์ไปหาลูกค้าแต่ละครั้ง จะได้รับการตอบรับที่ดี เพิ่มมากขึ้นอย่างแน่นอน
อ่านเพิ่มเติม: ปิดดีลการขาย
