ท่ามกลางความวุ่นวายด้วยภาระงานที่หลากหลายที่ต้องทำให้เสร็จสิ้นในแต่ละวัน จัดการงาน ภายใต้ Deadline กระชั้นชิด แบบขยับตัวไปทำอย่างอื่นแทบไม่ได้ การบริหารจัดการสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องทำอย่างเป็นระบบ จึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง ต่อการบรรลุเป้าหมายซึ่งเป็นสิ่งที่หัวหน้างาน หรือผู้บริหารคาดหวัง ซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องได้คุณภาพ และเสร็จภายในระยะเวลาที่พวกเค้าต้องการ ซึ่งมาพร้อมกับความเครียด และกดดันเป็นอย่างมาก แล้วจะมีวิธีจัดการให้งานเสร็จ พร้อมคลายความกังวลใจอย่างไร้ที่ติ ต้องใช้วิธีใด
มาค้นหาคำตอบการจัดการงานแสนยุ่งที่คุณตามหา และนำไปปรับใช้กับการทำงานกันได้เลย
1. ประเมินทรัพยากรสิ่งที่จำเป็นต้องใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายทันเวลา
เพื่อให้ภาระงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จทัน Deadline เราจำเป็นต้องเริ่มต้นจากการประเมินสิ่งที่ต้องทำก่อนว่า จำเป็นต้องเตรียมทรัพยากร ข้อมูลอะไรบ้าง ไม่ว่าจะเป็นงานนั้น ๆ ต้องติดต่อประสานงานเชื่อมโยงกับแผนกไหน เป็นบุคคลภายใน หรือภายนอก ต้องใช้งบประมาณในการดำเนินการเท่าไหร่ แต่ละการดำเนินการต้องใช้ระยะเวลาในการทำมากน้อยขนาดไหน ต้องใช้อุปกรณ์หรือเครื่องมือใดบ้าง มีอยู่แล้ว หรือต้องจัดหาเพิ่มเติม
2. วางแผนจัดการเวลา เผื่อมีปัญหาหน้างานที่ต้องแก้ไข
ด้วยระยะเวลาที่มีอยู่จำกัด ทำให้ต้องใช้ให้เกิดประสิทธิภาพและคุ้มค่าที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ควรที่จะทำงานนั้น ๆ ให้เสร็จก่อนกำหนด เพื่อจะได้มีเวลาในการตรวจสอบ หากมีจุดใดผิดพลาด จำเป็นต้องดำเนินการแก้ไข จะได้มีเวลาเหลือในการปรับปรุงให้งานนั้น ๆ มีคุณภาพสูงสุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อให้เป็นไปตามโจทย์และเป้าหมายที่หัวหน้าหรือผู้บริหารต้องการ
3. วางแผน แจกแจงรายละเอียดงานที่ต้องทำอย่างเป็นขั้นเป็นตอน
การที่จะรู้ว่าต้องทำอะไรในเวลาใดบ้างนั้น จำเป็นต้องมีการวางแผน แจกแจงรายละเอียดการดำเนินการแต่ละขั้นตอน เพื่อให้มองเห็นภาพรวมที่ต้องมีการจัดการทั้งหมด รวมทั้งระบุเวลาที่จะใช้ในแต่ละกระบวนการ เพื่อให้สามารถจัดสรรงานให้แก่บุคคลต่าง ๆ ช่วยเหลือทำงานกันคนละไม้คนละมือ โดยหากมองว่าจุดไหนจะมีปัญหา จะได้เร่งรีบแก้ไข เพื่อให้สามารถส่งงานได้ทันกำหนด Deadline
4. สื่อสารชี้แจงแก่ผู้เกี่ยวข้องทราบถึงปัญหาและกระบวนการ เพื่อช่วยกันแก้ไข
สิ่งที่สำคัญซึ่งจะขาดไม่ได้ ก็คือ การสื่อสารบอกกล่าวไปยังบุคคลที่มีความเกี่ยวข้องในแต่ละกระบวนการ เพื่อให้ทราบในสิ่งที่เขาต้องทำ รวมถึงระยะเวลาที่กำหนดแล้วเสร็จ โดยหากบุคคลเหล่านั้น มีความจำเป็น หรือมีข้อจำกัดใด ๆ ควรบอกกล่าวต่อกัน ไม่ควรเก็บเงียบไว้เพียงลำพัง เพราะจะทำให้กระบวนการทำงานไม่สามารถเดินหน้าไปได้ ทุกช่วงของการดำเนินการควรอัพเดทสถานะการดำเนินการกันอย่างต่อเนื่อง
5. คิดแผนสำรอง และทางออกในการแก้ปัญหา หากเวลามีน้อยลง
สำหรับกรณีเลวร้ายที่สุด ที่ไม่สามารถจัดการส่งงานได้ทัน ควรมีการประเมินผลกระทบ และหาวิธีแก้ไขไว้ล่วงหน้า เพื่อให้สามารถชี้แจงกับหัวหน้าหรือผู้บริหารได้อย่างสมเหตุสมผล และควรมีการชี้แจงด้วยว่าจะดำเนินการให้บรรลุผลสำเร็จได้ภายในวันไหน หรือเมื่อไหร่ เพื่อเป็นสิ่งที่จะช่วยเสริมความมั่นใจ และแสดงให้ผู้บังคับบัญชาเห็นถึงความรับผิดชอบต่อสิ่งที่ได้รับมอบหมาย ที่พร้อมจะดำเนินการให้เสร็จสิ้นโดยเร็วที่สุด
หากพิจารณาตั้งแต่ต้นหลังจากวางแผนเสร็จสิ้นแล้วว่า Deadline ที่หัวหน้าหรือผู้บริหารกำหนดไว้ มีระยะเวลาที่สั้นเกินไป เมื่อเทียบกับสิ่งที่ต้องดำเนินการ ควรแจ้งแก่บุคคลเหล่านั้นให้ทราบแต่เนิ่น ๆ เพื่อพิจารณาทบทวนอีกครั้งว่าจะสามารถขยับเวลาออกไปอีกได้หรือไม่ และจะมีผลกระทบต่อด้านอื่น ๆ อย่างไร ทั้งนี้เพื่อไม่ให้เกิดความเครียด กดดันแก่ผู้ปฏิบัติงานมากจนเกินไป และยังทำให้งานเสร็จทันตามระยะเวลาที่ควรจะเป็นเช่นเดิม
อ่านเพิ่มเติม: ความเสี่ยงทางการเงิน
