การทำรายงานผลการปฏิบัติงาน หรือ Sale Report เป็นเรื่องที่พนักงานหลายคนส่ายหน้า ขี้เกียจทำ เพราะมองไม่เห็นประโยชน์ โดยมองว่าเป็นสิ่งที่หัวหน้างาน หรือเจ้านายต้องการเช็ค หรือตรวจสอบว่าพนักงานคนนั้นได้ทำงานต่าง ๆ จริงหรือไม่ และมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหนมากกว่า โดยเฉพาะงานด้านการขาย ที่เป็นแหล่งรายได้ที่สำคัญของธุรกิจ Report จึงมีความสำคัญมากกว่าเป็นแค่หลักฐานพิสูจน์การปฏิบัติงานของพนักงานขายเท่านั้น โดยแท้จริงแล้ว มันกลับสร้างประโยชน์ให้ทั้งพนักงานขาย และผู้จัดการฝ่ายขาย ซึ่งจะมีคุณค่าในแง่มุมใด และทำไมถึงต้องทำReport ให้มีคุณภาพ
มาค้นหาคำตอบ Sale Report ไปพร้อม ๆ กัน
1. เป็นหลักฐานยืนยันการปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถในแต่ละวัน
เพราะงานขายจำเป็นต้องอาศัยความละเอียด รอบคอบ เพื่อป้องกันความผิดพลาด ที่จะกระทบต่อความประทับใจและความสัมพันธ์ต่อลูกค้า ดังนั้น Sale Report จึงมีความสำคัญในแง่ของการเป็นแหล่งข้อมูลการดำเนินการในด้านต่าง ๆ ที่มีต่อลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดการนัดหมาย สิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ ประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขาย ซึ่งแน่นอนว่า หากต้องดูแลลูกค้าหลายราย เซลล์หรือพนักงานขาย คงไม่สามารถจดจำรายละเอียดของลูกค้าทั้งหมดทุกคนได้อย่างแน่นอน รวมทั้งข้อมูลเหล่านี้ยังเป็นหลักฐานยืนยันต่อหัวหน้างาน เพื่อพิสูจน์ว่าได้มีการดำเนินการต่าง ๆ แล้ว
2. เป็นทรัพยากรที่สามารถนำมาต่อยอดปิดการขาย สร้างฐานลูกค้าที่มั่นคง
หลายครั้งที่ลูกค้าอาจจะปฏิเสธ ไม่สามารถปิดดีล สร้างยอดขายได้ การบันทึกข้อมูลเหตุผล และสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ เพื่อให้สามารถชนะใจลูกค้ารายนี้ได้ จะเป็นแหล่งทรัพยากรที่สำคัญที่จะทำให้เซลล์หรือพนักงานขายสามารถบริหารจัดการลูกค้าแต่ละรายได้แบบไม่หลงลืม และมองหากลยุทธ์ใหม่ ๆ ที่แตกต่างจากเดิม นำมาปรับใช้ เพื่อให้สามารถปิดการขาย สร้างกำไรให้กับบริษัทได้
3. ทำให้แต่ละวัน บริหารจัดการสิ่งที่ต้องทำได้ง่ายขึ้น
ภารกิจของพนักงานขายในแต่ละวัน มักจะยุ่งวุ่นวาย ทั้งการประชุม การเตรียมเอกสารการขาย การติดต่อนัดหมายลูกค้า การติดตามคอนเฟิร์มออร์เดอร์ รวมไปถึงการประสานงานกับแผนกอื่น ๆ ที่ต้องดำเนินการให้เกิดความต่อเนื่อง Report จะเป็นแหล่งที่สามารถระบุ To do list ในแต่ละวันได้ ว่าจะต้องจัดทำสิ่งใดบ้างในเวลาใด อันไหนมีความสำคัญต้องดำเนินการให้แล้วเสร็จตามระยะเวลา ซึ่งจะช่วยบริหารจัดการงานให้เกิดประสิทธิภาพ ป้องกันความผิดพลาด
4. ลดปัญหาการหลงลืม หากมีลูกค้าที่ต้องดูแลหลายราย จำได้ไม่หมด
คงมีบ่อยครั้ง ที่เซลล์หรือพนักงานขายที่ไม่ได้ทำ Report อย่างจริงจัง จนทำให้หลงลืมส่งเอกสาร พลาดนัดลูกค้า ไม่ได้ติดตามลูกค้า จะทำให้พลาดยอดขาย ลูกค้าหันไปซื้อสินค้าหรือใช้บริการจากคู่แข่งรายอื่น แทน จนกลายเป็นปัญหา ทำให้ผลการปฏิบัติงานออกมาไม่มีดีเท่าที่ควร ทำให้ผลการประเมินกลางปี หรือปลายปี มีแต่ด้านลบ ปัญหานี้แก้ไขได้ ด้วยการปรับปรุง Report ให้มีข้อมูลพร้อมสำหรับนำมาใช้ในการทำงาน
5. นำไปใช้เป็นพอร์ทผลงาน ในการก้าวไปสู่ตำแหน่งใหม่ เติบโตในบริษัทที่มุ่งหวัง
แน่นอนว่าพนักงานทุกคนไม่อยากจมปลักกับตำแหน่งหรือรายได้เดิม ๆ ทุกคนต้องการโอกาสในการเติบโตก้าวหน้ามั่นคงในหน้าที่การงาน Report ก็เปรียบเสมือนพอร์ตผลงาน ที่พิสูจน์ได้ถึงความเป็นมืออาชีพในด้านการขาย ที่สามารถยืนยันได้ถึงศักยภาพ ความรู้ ความสามารถ ความใส่ใจต่อการปฏิบัติหน้าที่ และความรับผิดชอบของตัวเอง โอกาสที่จะได้ปรับตำแหน่งใหม่ หรือย้ายไปทำงานบริษัทอื่นที่ดีกว่าก็มีสูงขึ้น
จะเห็นได้ว่าReport มีประโยชน์ในหลายมิติ ต่อทั้งผู้ปฏิบัติงานอย่างเซลล์หรือพนักงานขาย รวมไปถึงหัวหน้างานหรือผู้จัดการแผนกขาย ที่สามารถตรวจสอบการทำงาน และให้คำแนะนำลูกน้องได้ ในกรณีเกิดปัญหา หรือมีลูกค้ารายใดที่ต้องให้ความใส่ใจดูแลเป็นพิเศษ รู้แบบนี้แล้ว หลังจากนี้ เซลล์หรือพนักงานขาย ควรปรับปรุง SaleReport ให้มีประสิทธิภาพ มีข้อมูลที่พร้อมจะนำไปใช้งาน สร้างยอดขาย สร้างกำไรให้แก่ธุรกิจ เพื่อโอกาสแห่งการเติบโตของทุกคน
อ่านเพิ่มเติม: ออกแบบสไลด์
